先日友人たちからメーリングリストに添付されたWord文書が開けなくて困ってるって話を聞きました。
その時同席した半分近くの人数です。
そのメールは私も受信していたので、原因は想像できました。
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そうです、添付ファイルの拡張子が、”docx”だったのです。
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ではその理由を解説し、対処方法を説明します。
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前提
マイクロソフトのOffice製品(Word・Excel)等にはいくつかバージョンがあります。
新しい順に記載すると、Office2010、Office2007、Office2003、OfficeXP、Office2000 等です。
それぞれ個別にいうと、Word2010、Word2007とかExcel2010、Excel2007、Excel2003等となります。
注：OfficeXPの場合Office2002、Word2002、Excel2002と表記される場合もあります。
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各ソフトで作成されるデータファイルには拡張子というものがデータファイル名の最後につくのですが、例でいうと、Wordの場合 「連絡事項.doc」、Excelの場合「連絡事項.xls」と言う具合です。
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ところが、Office2007以降の製品(Office2007・Offfice2010)で作成される標準のデータファイルの拡張子が変更になっています。
Wordの場合「連絡事項.docx」、Excelの場合「連絡事項.xlsx」といった具合です。
新しいデータ形式というか拡張子です。
Office2007・Office2010は、「連絡事項.doc」も「連絡事項.docx」の両方開けますが、Office2003より古い製品は、「連絡事項.doc」・「連絡事項.xls」は開けますが、「連絡事項.docx」・「連絡事項.xlsx」は開こうとするとエラーになってしまいます。
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対応方法
- Office2007・Office2010をご使用の場合
開くことについては意識することはありません。
但し、データを保存する際に注意が必要です。
データを保存する時にデータ名をつけると思いますが、その下のほうの行にデータ形式を指定する欄が出ているはずです。
自分だけが使用するデータファイルであれば、拡張子がdocxやxlsxでかまいませんが、メールの添付ファイルで使用することを考えれば、受取る側の方を考慮して、doc形式やxls形式で保存するようにしましょう。 - Office2003・OfficeXP・Office2000をご使用の場合
古い製品なので新しい形式には対応していません。
対応するにはマイクロソフトのホームページからツールをダウンロードしなければなりません。Word/Excel/PowerPoint 用 Microsoft Office 互換機能パック
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=ja&familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466上記ページからダウンロードした、「FileFormatConverters.exe」を一回実行すれば、それ以降はdocxやxlsxを開くことが出来るようになります。
- 共通のお約束(メール送信時の気遣い)
Word文書を送信する場合は、そのデータをプリントすることが前提であれば添付ファイルにして送信するのは仕方ないかもしれませんが、内容が伝わればよいのであれば、添付ファイルにせず、メール本文に記載するようにしましょう。
「表」などを使用している場合でも、Wordのメニューバーの「ファイル」のところに「送信」という項目があり、そこから「メールのあて先」を選択すれば、メールアドレスの入力欄が表示され、Word文書そのものを添付ファイルではなく編集された形式でメール本文として送信することができます。
Excelも同様です。
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