前回 FAXの複合機を利用したペーパーレス化について説明しました。
今回は、2番目の「パソコン」を利用する場合について説明します。
２．パソコンでFAXのペーパーレス化
パソコンでソフトを使ってFAXを受信した時に使える便利な機能をいくつか挙ましょう。
１．プリントアウトせずに閲覧できる。
もう無条件にこうなります。
２．出欠等の返事を出さなければならないFAXに直接記入できる
これは受信したデータに、そのまま名前を入力したり、丸で囲んだり、二重線で消したりして返信するということが出来るので、わざわざ印刷して書き込んでから送るという必要がなくなります。
３．複数ページのものを1枚にまとめて印刷する、あるいは必要なページだけを印刷する
これはプリンタの機能を利用する場合とFAXソフトの機能を利用する場合と両方ありますが、2ページを1ページに、4ページを1ページにまとめるなど。
また、A4サイズで受信したが、字が小さくて読みづらいなどの時は、A3サイズに拡大して印刷するなど、印刷の方法が自由に選べるようになります。
さて、パソコンでFAXのペーパーレス化をする場合は、大前提として、モデムとFAXソフトが必要です。
これがないと話になりません。
ちょっと前の家庭用パソコンなら、デスクトップPCであれノートPCであれ、モデムは内蔵されていました。
最近は、モデムの付いていないパソコンの方がも多くなっています。ほとんどの場合オプションです。
まずは、自分のパソコンにモデムが内蔵されているかどうかを確かめてみましょう。
ネットワーク用のものより少し小さい、モジュラージャックの差込口が付いている場合はモデム内蔵と思って差し支えはないでしょう。(でも、ちゃんと確認してくださいね。）
もしモデムが無い場合はどうするかというと、モデムを購入すれば問題ありません。
モデムには、デスクトップPC用の内蔵型と、デスクトップ･ノートどちらでも使える外付型があります。
内蔵型の場合は、PCにスロットという拡張ボードをつける箇所がありますので、そちらに取り付けることになります。
気をつけなければならないのは、拡張ボードには規格がいくつかありますので、自分のPCの規格を事前に調べておかないといけないことです。
空きスロットがあるかどうかも確認が必要です。
さらには、PCの外装ケースを外したりの作業が伴いますので、ちょっと難しいかもしれません。
自分のPCに「RS232C」というポートが付いていれば、「RS232C」のものがある意味では、良いと思います。
なぜなら、「RS232C」ポートは最近あまり使うことが無く、頻繁に使用するUSBポートを使ってしまうよりは、せっかくある設備をムダなく有効に使えるからです。
ただ、最近のノートPCにこの「RS232C」というポートがついてない場合が圧倒的なので注意してください。
ちょっと旧式のパソコンなら「RS232C」は標準でついていました。
ただし、「RS232C」に接続できるモデムはもうほとんどと言っていいくらい市販されていません。
市販されていても、結構高価だと思います。
外付型の場合は、出来ればUSBタイプのものが良いでしょう。
USBタイプのものであれば、3,000円～5,000円程度で入手できると思います。
USBのバスパワー式であれば電源コンセントを使う必要もなくなります。
価格はそれぞれ違いがありますが、パソコン系のネットショップで「FAXモデム」と検索すれば何点か出てきますのでお確かめください。
ちなみに、IT父さんは、ラトックシステムの「REX-USB56」というのを使ってます。
モデムが準備できたら次は肝心の「FAXソフト」です。
昔は結構種類があったのですが最近は数が少ないようです。
必須の機能として、「転送機能」･「メール送信機能」です。
IT父さんが使用しているもの、あるいは使用していたものを参考までにご紹介します。
まず、メガソフトの「STARFAX」シリーズ、そしてインターコムの「まいと～くFAX」シリーズです。
それぞれパーソナルタイプやプロタイプなど複数のモデルがあるので、機能や用途･価格でお好きなものをお選びください。
ちなみに現在使用しているのは、「STARFAX13」です。XP環境です。Windows7で使用する場合は「STARFAX14」になります。(以前は「まいと～くFAX」を使用していました。)
これは好みの問題です。
なぜ、「STARFAX14」にしないの？と疑問に思う方もいらっしゃると思いますが、理由は後述します。
で、ソフトをインストールしてしまえば、後は設定をするだけです。
「複合機」の場合と同じで「転送」機能を利用しています。
私の場合は、受信のメインはパソコンで、送信はのメインは複合機?という使い方をしています。
だって送信の場合は、既存の印刷物を送信することが多いですからね。
では、最後にそれぞれの難点を挙ておきます。
「複合機でFAXのペーパーレス化」
- FAXの送受信でもカウンター料金が発生する場合がある。
「パソコンでFAXのペーパーレス化」
- 24時間パソコンを起動していなければならない。
以上の問題をクリアできればやってみる価値はあると思います。
参考になりましたか？
次回は、「インターネットを利用した外部FAXサービスを利用する場合」について説明します。
実は、IT父さんがFaxソフトをバージョンアップしないのは、こちらの方法とどっちにするか迷っているからです。
今回紹介したモデムやソフトは実際にIT父さんが使用しているものです。
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どれくらいの価格なのか参考になると思います。
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