今回から何回かに分けてFaxのことについて語ります。
FAXってとても便利な事務機器ですが、用紙やインクリボン等の消耗品が無くなってしまい、目にするのが遅くなったり、肝心の内容が見れなくなったりしたことはありませんか？
あと用紙が詰まっちゃったりたか･･･。
また、最近はダイレクトメールならぬダイレクトFAX(売り込み営業です)を受信して、紙がムダだなとか、外出していて直帰しようと思っていたのに、ケータイに「ＦＡＸ送っといたから」と言われて、しぶしぶ会社に戻ったりしたことはありませんか？
あと、困っちゃうのが自分宛にきたFAXを誰かが間違えて持って行ってしまい、行方が分からなくなってしまった・・・、などなど。
上記の問題を解決するために、以前IT父さんがやったのは、FAXをパソコンで受信し、PDF化してメーリングリストにメールの添付ファイルとして送信するという方法でした。
このようにすれば、必要なものはプリントアウトし、必要でないものあるいは、見るだけでかまわないものは即削除するというやり方でペーパーレス化が可能です。
さらにメリットを挙れば、メールとして配信するので、出張等の外出先でも確認することが可能ですし、最近ではスマフォで確認することも可能になります。
では、実際にどのようにすればイイのでしょうか。
まずは、当然のことですが、メールが使えることが大前提になります。
そして考えられる運用方法としては、大きく３通り、
- コピー機で複合機(FAXが使えるネットワーク対応型のもの)がある場合
- パソコンを使用する場合（この場合は、モデム・FAXソフトが必要になります)
- インターネットを利用した外部FAXサービスを利用する場合（この場合は、サービス利用料が発生します）
さらに、1と2の場合は、複合機とパソコンを組み合わせることもあります。
それぞれメリット・デメリットがあります。
IT父さんの場合は、複合機とパソコンの組み合せでした。
方法としては、2番目ですね。
具体的な使用方法は次回以降に掲載します
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